Poświadczenie podpisu przez notariusza nadaje dokumentowi prywatnemu cechę urzędowej autentyczności. Czynność polega na złożeniu podpisu na dokumencie w obecności notariusza lub uznaniu wcześniej złożonego podpisu za własny po okazaniu ważnego dokumentu tożsamości. Profesjonalną pomoc w tym zakresie oferuje kancelaria notarialna J. Kochan-Czubak i A. Kuszewska-Kłąb w Łodzi, zapewniając sprawne i bezpieczne przeprowadzenie całej procedury.

Czym jest poświadczenie podpisu?

Notarialne poświadczenie podpisu to potwierdzenie własnoręczności podpisu przez notariusza, które nadaje dokumentowi charakter dokumentu urzędowego. W praktyce poświadczenie podpisu u notariusza polega na stwierdzeniu, że konkretna osoba złożyła podpis na dokumencie w jego obecności lub uznała wcześniej złożony podpis za własny.

Każda klauzula poświadczająca, którą przygotowuje notariusz, nanoszona na dokumencie, zawiera następujące elementy:

  • datę i miejsce dokonania czynności,
  • oznaczenie kancelarii oraz dane identyfikacyjne notariusza,
  • podpis i pieczęć urzędową notariusza,
  • godzinę dokonania czynności (jeśli jest to wymagane lub na prośbę strony).

Kiedy poświadczenie podpisu jest wymagane?

Przepisy prawa precyzyjnie określają sytuacje, w których dla ważności danej czynności niezbędny jest podpis notarialnie poświadczony. Forma ta jest wymagana zawsze wtedy, gdy ustawa nakłada taki obowiązek pod rygorem nieważności lub gdy strony transakcji same zdecydują o podniesieniu bezpieczeństwa obrotu.

Najczęściej spotykane przypadki, w których konieczne jest uwierzytelnienie podpisu, obejmują:

  • Zbycie lub zastawienie udziałów w spółce z o.o. – zgodnie z art. 180 §1 Kodeksu spółek handlowych umowa taka musi mieć podpisy poświadczone notarialnie.
  • Zbycie przedsiębiorstwa – czynność ta wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 75¹ Kodeksu cywilnego).
  • Przeniesienie prawa do dzierżawy działkowej – dotyczy zbycia praw do rodzinnego ogródka działkowego (art. 41 ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych).
  • Zgoda na wyjazd dziecka za granicę – dokument często wymagany przez straż graniczną lub biura podróży, gdy dziecko podróżuje z jednym rodzicem lub osobą trzecią.
  • Wpisy w księdze wieczystej – są dokonywane na podstawie dokumentów, co najmniej z podpisem notarialnie poświadczonym (art. 31 ustawy o księgach wieczystych i hipotece).

Warto pamiętać, że uwierzytelnienie podpisu u notariusza nie zastępuje aktu notarialnego w sytuacjach, gdy prawo wymaga formy szczególnej pod rygorem bezwzględnej nieważności, jak ma to miejsce przy obrocie nieruchomościami.

Jeśli jednak przepisy dopuszczają zwykłą formę pisemną, strony mogą dobrowolnie zdecydować się na uwierzytelnienie podpisu, aby korzystać z domniemania polegającego na tym, że dokument pochodzi od osoby, która go podpisała.

Jak uzyskać poświadczenie podpisu?

Proces uzyskania poświadczenia w kancelarii notarialnej wymaga wykonania kilku prostych kroków. Należy pamiętać, że polskie prawo wymaga osobistego stawiennictwa przed notariuszem. Ze względu na konieczność weryfikacji tożsamości, czynności tej nie można dokonać przez pełnomocnika.

Procedura krok po kroku:

  1. Umówienie wizyty – zalecamy wcześniejszy kontakt telefoniczny lub mailowy w celu ustalenia dogodnego terminu spotkania.
  2. Przygotowanie dokumentów – do kancelarii należy przynieść ważny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport) oraz dokument, na którym ma zostać złożony podpis.
  3. Weryfikacja tożsamości – notariusz sprawdza dane osoby zainteresowanej na podstawie okazanego dokumentu tożsamości.
  4. Złożenie podpisu – osoba składa podpis na dokumencie bezpośrednio w obecności notariusza lub oświadcza, że podpis widniejący już na dokumencie został przez nią złożony własnoręcznie.
  5. Sporządzenie klauzuli poświadczającej – notariusz nanosi na dokumencie urzędową wzmiankę, przystawia pieczęć i składa własny podpis.

Wiele osób poszukuje informacji, czy możliwe jest notarialne poświadczenie podpisu online. Warto wyjaśnić, że w przypadku tradycyjnych dokumentów papierowych taka czynność na odległość nie jest dostępna, gdyż notariusz musi fizycznie potwierdzić obecność osoby podpisującej.

Co daje notarialne poświadczenie podpisu?

Wybór formy z podpisem poświadczonym notarialnie znacząco podnosi bezpieczeństwo obrotu prawnego. Klauzula sporządzona przez notariusza sprawia, że dokument prywatny zyskuje walor dokumentu urzędowego w zakresie własnoręczności podpisu, którą bardzo trudno podważyć w ewentualnym sporze sądowym.

Dzięki weryfikacji tożsamości, strony zyskują pewność, że oświadczenie woli pochodzi od konkretnej osoby i nie zostało sfałszowane.

Główne korzyści z tej czynności to:

  • minimalizacja ryzyka prawnego – urzędowe potwierdzenie tożsamości wyklucza zarzut, że podpis nie jest własnoręczny (zgodnie z art. 253 Kodeksu postępowania cywilnego);
  • uzyskanie daty pewnej – dokument z poświadczonym podpisem automatycznie zyskuje tzw. datę pewną, co jest kluczowe dla skuteczności niektórych czynności wobec osób trzecich lub organów podatkowych;
  • akceptacja przez instytucje – wiele organów państwowych, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) czy sądy wieczystoksięgowe, wymaga tej formy do skutecznego przeprowadzenia procedur (np. przy oświadczeniu wyrażającym zgodę na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej).

Należy jednak pamiętać o istotnym rozróżnieniu: notarialne poświadczenie podpisu nie jest tożsame z aktem notarialnym.

W tym przypadku notariusz potwierdza jedynie to, kto podpisał dokument. Dokument pozostaje dokumentem prywatnym, a odpowiedzialność za jego zapisy spoczywa na osobach składających podpisy.

Koszty notarialnego poświadczenia podpisu

Planując wizytę w kancelarii, warto wcześniej sprawdzić, jaka jest za cena za poświadczenie podpisu. Maksymalny koszt za notarialne poświadczenie podpisu jest ściśle regulowany przez Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie stawek taksy notarialnej.

Notarialne poświadczenie podpisu za podstawowe dokumenty zazwyczaj wynosi 20 zł netto (+23% VAT) za jeden podpis.

Należy pamiętać, że opłata ta jest pobierana za każdy poświadczony podpis od każdej osoby oddzielnie.

W przypadku dokumentów zawierających określoną sumę pieniężną (wartość majątkową), koszt ten wynosi 1/10 stawki, która należałaby się przy sporządzeniu pełnego aktu notarialnego, jednak nie może przekroczyć kwoty 300 zł netto.

Ponadto na ostateczne łączne koszty notarialne często mają wpływ inne czynności notarialne, których dokonanie jest niezbędne dla danej czynności, dlatego telefonicznie oraz mailowo można uzyskać informację o pobieranych opłatach oraz całkowitych kosztach sporządzenia czynności notarialnych (zakładka kontakt).

Jeśli potrzebujesz notarialnego poświadczenie podpisu skontaktuj się z naszą kancelarią w Łodzi.