Akt notarialny – co to jest i jak wygląda?

Akt notarialny to szczególny rodzaj dokumentu urzędowego, sporządzany przez notariusza. Jest wymagany dla ważności wielu istotnych czynności, takich jak sprzedaż nieruchomości czy podział spadku. Dokument ten gwarantuje stronom bezpieczeństwo obrotu prawnego oraz pewność, że zawarta umowa jest zgodna z obowiązującymi przepisami. W Łodzi kompleksowe wsparcie w przygotowaniu tego typu dokumentów oraz profesjonalną pomoc prawną zapewnia kancelaria J. Kochan-Czubak i A. Kuszewska-Kłąb.

Jak wygląda akt notarialny? Elementy obowiązkowe

Struktura każdego dokumentu sporządzanego przez notariusza jest ściśle określona przez ustawę Prawo o notariacie (w szczególności Art. 92). To, jak wygląda akt notarialny, jest wymogiem prawnym, który gwarantuje autentyczność i ważność dokonanej czynności.

Kluczowe elementy aktu notarialnego

Aby dokument posiadał moc dokumentu urzędowego, jego treść musi zawierać:

• datę sporządzenia – dokładny rok, miesiąc i dzień, a w uzasadnionych przypadkach także godzinę i minutę rozpoczęcia oraz podpisania aktu;
• miejsce sporządzenia – zazwyczaj jest to siedziba kancelarii, jednak prawo dopuszcza sporządzenie aktu w innym miejscu, jeśli przemawiają za tym szczególne okoliczności;
• dane notariusza – imię, nazwisko oraz pełny adres siedziby kancelarii, w której urzęduje dany notariusz;
• podpisy – własnoręczne podpisy stron biorących udział w czynności oraz podpis i pieczęć urzędowa notariusza.

Prawidłowe oznaczenie stron w akcie jest niezbędne do jednoznacznej identyfikacji uczestników transakcji i uniknięcia błędów w księgach wieczystych czy rejestrach. W dokumencie muszą znaleźć się:

• imiona i nazwiska stron oraz imiona ich rodziców,
• numer PESEL (a w przypadku osób nieposiadających go – data urodzenia i obywatelstwo),
• seria i numer dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport),
• dokładny adres zamieszkania oraz stan cywilny.

Analizując treść aktu notarialnego, warto zwrócić uwagę na jego aspekty techniczne. Dokument składa się z ponumerowanych stron, które są trwale zszyte i zabezpieczone, co uniemożliwia ich podmianę.

Przyjmuje się, że każda strona powinna być parafowana przez notariusza i strony (tzw. parafowanie), natomiast na ostatniej stronie umieszcza się podpisy pełne. Na dokumencie widnieje również pieczęć tuszowa (okrągła z godłem państwa), co podkreśla jego urzędowy charakter.

Kiedy akt notarialny jest niezbędny? Najczęstsze sytuacje i sprawy

Polskie prawo precyzyjnie określa sytuacje, w których zachowanie formy dokumentu urzędowego jest warunkiem koniecznym do wywołania skutków prawnych. Niedochowanie tego obowiązku skutkuje bezwzględną nieważnością czynności prawnej. Oznacza to, że umowa sporządzona w zwykłej formie pisemnej nie będzie wiążąca, jeśli ustawa wymagała udziału notariusza.

Do najczęstszych czynności wymagających formy aktu notarialnego należą:

• Obrót nieruchomościami: Każda umowa sprzedaży nieruchomościmusi zostać sporządzona w obecności notariusza, aby nastąpiło skuteczne i prawnie wiążące przeniesienie własności na nabywcę.
• Darowizny: W sytuacji, gdy przedmiotem darowizny jest nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub prawo użytkowania wieczystego, darowizna u notariusza jest obligatoryjna pod rygorem nieważności.
• Prawo rodzinne: Małżeńska umowa majątkowa, potocznie zwana intercyzą, wymaga zachowania szczególnej formy prawnej. Tylko intercyza pozwala na skuteczne ustanowienie rozdzielności majątkowej między małżonkami.
• Prawo spółek: Aktu notarialnego wymaga zawarcie umowy spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej, akcyjnej oraz prostej spółki akcyjnej. Formę tę stosuje się również przy oświadczeniach o przystąpieniu nowego wspólnika do spółki z o.o.
• Prawo spadkowe: Choć testament można napisać własnoręcznie, to testament notarialny jest uznawany za najbezpieczniejszą formę rozporządzenia majątkiem, którą najtrudniej podważyć przed sądem.

Koszt aktu notarialnego w 2026 roku – taksa notarialna i opłaty dodatkowe

Planując wizytę u notariusza, należy rozróżnić wynagrodzenie notariusza od opłat publicznoprawnych, które urzędnik pobiera w imieniu państwa.

Koszt aktu notarialnego składa się z kilku elementów, a notariusz pełni w tym procesie funkcję płatnika – zbiera podatki oraz opłaty sądowe i przekazuje je do odpowiednich instytucji (urzędu skarbowego i sądu).

Podstawowym kosztem jest taksa notarialna, której maksymalne stawki są odgórnie określone w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości. Wysokość taksy zależy od wartości przedmiotu czynności (np. ceny mieszkania).

Przykładowe maksymalne stawki netto dla nieruchomości w 2026 roku:

• Nieruchomość o wartości 500 000 zł: maksymalna taksa wynosi ok. 2770 zł + 23% VAT.
• Nieruchomość o wartości 700 000 zł: maksymalna taksa wynosi ok. 3570 zł + 23% VAT.

Oprócz taksy, w kancelarii należy uiścić dodatkowe należności:

1. Podatek PCC (2%) – w przypadku zakupu nieruchomości na rynku wtórnym notariusz pobiera 2% wartości rynkowej mieszkania. Osoby kupujące swoją pierwszą nieruchomość mogą być zwolnione z tego podatku.
2. Opłaty sądowe – za wpis prawa własności do księgi wieczystej pobierana jest stała opłata w wysokości 200 zł. Jeśli czynność wymaga założenia nowej księgi, dochodzi koszt 100 zł.
3. Wypisy – każda ze stron transakcji potrzebuje oficjalnej kopii dokumentu. To, ile kosztuje wypis aktu notarialnego, zależy od liczby stron – standardowa stawka to 6 zł + VAT za każdą rozpoczętą stronę.

Podsumowując, notariusz jest gwarantem bezpieczeństwa transakcji, a pobierane przez niego kwoty w dużej mierze zasilają budżet państwa. Dokładną wycenę konkretnej czynności można uzyskać bezpośrednio w kancelarii J. Kochan-Czubak i A. Kuszewska-Kłąb w Łodzi.

Akt notarialny online? Gdzie znajdę i sprawdzę dokument?

Sporządzony i podpisany przez obie strony akt notarialny, pozostaje w bezpiecznym archiwum kancelarii notarialnej przez 10 lat, po czym trafiają do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.

Natomiast strony transakcji posługują się jego wypisami, które mają moc prawną oryginału.

Wielu klientów pyta, jak sprawdzić akt notarialny online – warto więc wyjaśnić, że ze względu na ochronę danych osobowych treść dokumentów nie jest publicznie dostępna w Internecie.

Można jednak zweryfikować stan prawny np. zakupionej nieruchomości oraz status złożonego wniosku:

• Elektroniczne Księgi Wieczyste (EKW) – korzystając z oficjalnego portalu ministerstwa (ekw.ms.gov.pl), po wpisaniu numeru księgi wieczystej sprawdzisz aktualnego właściciela danej nieruchomości oraz ewentualne obciążenia (np. hipoteki).
• Numer repertorium – każdy akt notarialny posiada unikalny numer (np. Rep. A nr 1234/2026). Służy on do identyfikacji dokumentu w archiwach kancelarii oraz w korespondencji z sądami i urzędami.
• Rejestry Notarialne – w przypadku dokumentów dotyczących spadków, notariusz dokonuje wpisu do Rejestru Spadkowego. Pozwala to na szybkie odnalezienie informacji o sporządzonym akcie poświadczenia dziedziczenia w dowolnym miejscu w Polsce.

Czy można unieważnić akt notarialny? Podważenie dokumentu

Akt notarialny, jako dokument urzędowy, korzysta z domniemania zgodności z prawdą, co czyni go niezwykle trwałym i trudnym do podważenia.

Unieważnienie aktu notarialnego jest możliwe wyłącznie na drodze powództwa cywilnego przed sądem powszechnym, a ciężar dowodu spoczywa na osobie kwestionującej ważność dokonanej czynności.

Najczęstszą podstawą do wystąpienia na drogę sądową są wady oświadczenia woli, które szczegółowo opisuje Kodeks cywilny. Do sytuacji, które mogą skutkować stwierdzeniem, że zachodzi nieważność umowy notarialnej, należą:

• Brak świadomości lub swobody – występuje, gdy strona w chwili podpisywania dokumentu znajdowała się w stanie wyłączającym świadome powzięcie decyzji (np. z powodu zaawansowanej choroby psychicznej, demencji lub ubezwłasnowolnienia).
• Błąd, podstęp lub groźba – gdy jedna ze stron została celowo wprowadzona w błąd, działała pod przymusem lub została zmanipulowana co do istotnych skutków umowy.
• Pozorność czynności – sytuacja, w której strony zawierają umowę notarialną jedynie „dla pozoru”, aby ukryć inną, rzeczywistą czynność prawną.

Istnieją również proceduralne np. brak odczytania treści aktu stronom przed jego podpisaniem, co jest ustawowym wymogiem ważności dokumentu.